電通大ヨット部OB会幹事会議事録
<議事録中、敬称はすべて省略>
日時: 2015年4月11日(土)1800〜2030
場所: セブンスカイズ(目黒駅前ビル9F)
出席: 一森、江川、川口、木下、上甲、住石、土橋、西原、長谷川、原、松田
欠席: 宇賀神、遠藤、東島、新藤
報告事項:
●50周年記念事業計画進捗状況確認
●OB会名簿更新状況
討議・確認事項:
●寄付金募集促進策
●個人情報保護
●組織構成と会議体名称
1. 50周年記念事業計画進捗状況
1.1 50周年記念誌 [長谷川]
原稿収集状況: 現状約2割、編集委員から継続して原稿依頼と収集を促進する
原稿締切: 5/中(当初4/末)に変更し、締切時点で再延期か出稿か判断する
送付費用として50千円程度確保のため、費用計250千円(当初200千円)になる見込み
ヨット部沿革記載不足、特に1990年代以降 → 記載充実の要請あり
記念誌末尾に黒艇会メンバーリストを記載する
リストの構成は、入学年度、氏名、消息(故人、連絡先不明)とする
リスト原案は、松田作成し、編集委員に送付する(4/12 Google Drive 名簿に保管済)
1.2 スナイプ手配
東島から以下連絡あり
●8/上納期で辻堂加工とは約束済
●4/末仕様確定目途
●契約時点で着手金(概ね半額)支払が必要と思われる
新藤から松田に新艇仕様について相談あり、文書化して東島と直接相談するよう依頼済み
1.3 寄付金集結状況 [原]
寄付金集結額: 1,405千円 (4/11時点)
OB会会計残高: 1,751千円 (上記および内藤300千円(2013年入金)を含む)
寄付金募集促進策は後述
1.4 50周年記念総会会場手配 [住石]
●会場仮予約済
日時: 2015/11/14(土) 1800開場、1830開始、2.5H
場所: 京王プラザホテル新宿 南館4F扇
形式: 立食
収容人員: 150名程度は収容可
設備: スクリーンは付属し利用自由、ただしPJ、PC等は自前で手配が必要
●予算
会場: 千円、@8千円(飲食含む)
会費: 10千円
参加人数80人と想定すると、会費支払者(=OB)は64名以上必要
●以下は継続検討
□現役は無料想定だが、2千円程度徴収するか
□飲食内容を調整して会場費削減
□プログラム案に対し、総会の時間と来賓祝辞を加えること
□総会開始時刻を少なくとも30分繰り上げること
□横断幕手配
2. OB会名簿更新状況
遠藤担当分進捗なし、本日無断欠席でもあり、担当変更必要
古屋を候補として、川口から担当引受を交渉する
より現役に近い世代の名簿維持を含め、吉野、一ノ瀬も次回幹事会から参加を要請する
3. 寄付金募集促進
3.1 目標とギャップ
寄付金のみで200万が目標であり、現時点で600千円のギャップ
3.2 促進策
□連休明けに、催促と寄付者に対する礼状を合併して事務局から郵送する
□年代別名簿担当から、各年代に寄付依頼を実施する
4. OB会HPと名簿のセキュリティ
4.1 OB会HP
以下について、次回土橋から原案提示
□OB会HP
□OB会HP個人情報保護方針
4.2 OB会名簿とMLの維持管理
OB会名簿は遠藤担当分進捗なく、1990後半から2000年代にかけて抜け漏れ多い
MLメンバーリストの維持管理方法も含め、継続検討
5. 組織構成と会議体名称
OB会役員会
└幹事会
└50周年記念事業実行委員会: 一森、江川、川口、木下、上甲、住石、土橋、西原
│ 長谷川、原、松田、宇賀神、遠藤、東島、新藤
├50周年記念誌編集委員会: 長谷川、木下、上甲、西原
└総会企画委員会: 住石、一森
6. 50周年記念総会までの幹事会予定
2015/4/11(土)1700〜@セブンスカイズ
2015/7/11(土)1700〜@セブンスカイズ
2015/9/12(土)1700〜@セブンスカイズ
2015/10/10(土)1700〜@セブンスカイズ
以上
